Integration · e-conomic

Automatisk bogføring i e-conomic via API

e-conomic har et fornuftigt API. Alligevel bliver tallene tastet ind i hånden hos de fleste, fordi ingen har haft tid til at koble det sammen med de andre systemer. Det er det stykke arbejde, jeg laver.

Skriv til mig +45 22 92 76 00

Gratis og uforpligtende besøg - derefter et konkret forslag med estimeret tidsbesparelse.

Live · Data, der flytter sig selv til og fra e-conomic

Data opstår et andet sted

Valideret før overførsel

Oversat til e-conomic

Oprettet i e-conomic

Status sendt tilbage

Trigger · Webshop, CRM eller mail

En ordre, et bilag eller en ny kunde bliver oprettet i det system, hvor arbejdet foregår.

De e-conomic-integrationer, der oftest bliver bygget

Fælles for dem alle: dataene findes allerede, de skal bare flyttes uden at gå gennem et tastatur.

Leverandørbilag bogført automatisk

PDF'er læses, konteres efter historik og oprettes som kladde med bilaget vedhæftet. Uddybet under bilagshåndtering og fakturering.

Salgsfakturaer ud

Faktureringsgrundlag fra timeseddel, ordre eller abonnement bliver til fakturaer uden manuel oprettelse.

Kunder synkroniseret

En kunde, der oprettes i CRM, ligger bagefter i e-conomic med CVR-data hentet automatisk - og kun én gang.

Betalingsstatus tilbage

Sælgere og projektledere kan se, om der er betalt, uden adgang til regnskabssystemet.

Webshop-afstemning

Ordrer, gebyrer og udbetalinger fra webshop og betalingsgateway afstemmes mod bankposteringerne.

Rapportering ud

Tal trukket dagligt til det overblik, ledelsen faktisk kigger på, i stedet for et månedligt regneark.

De fælder, jeg selv er faldet i

En e-conomic-integration kan bygges på en eftermiddag, hvis man kun tænker på det forløb, hvor alt går godt. De fire ting nedenfor afgør, om den stadig kører om et år.

Dubletter. Uden en pålidelig nøgle - typisk CVR eller et eksternt id - står den samme kunde tre gange i kartoteket. Det bliver først opdaget, når nogen skal afstemme, og oprydningen koster mere end selve integrationen.

Momskoder. Standardopsætningen passer sjældent til virkeligheden, især ved EU-handel og omvendt betalingspligt. Momsbehandlingen skal skrives eksplicit og aftales med jeres revisor. Det lader jeg ikke en integration skønne over.

API-grænser. e-conomic har grænser for antal kald. Et flow, der prøver at overføre 3.000 poster i én kørsel, fejler halvvejs. Så skal det kunne genoptages fra det rigtige sted uden at oprette noget dobbelt.

Fejlhåndtering. Det interessante er ikke, hvad der sker, når det virker, men hvad der sker, når det ikke gør. Hver kørsel logges, og går noget galt, får et menneske besked. Intet må gå i stå i stilhed. En integration, ingen opdager er stoppet, er værre end slet ingen integration.

Hvad e-conomic typisk forbindes med

Integrationen er sjældent kun mellem to systemer. Den er en kæde, hvor e-conomic er det ene endepunkt.

Shopify
WooCommerce
Magento
HubSpot
Pipedrive
Minuba
Ordrestyring.dk
Planday
Zettle / Stripe
SharePoint
Power BI
Egne API'er

Bruger I Dinero, Billy eller Uniconta i stedet, gælder det samme - principperne og fælderne er de samme, kun API'et er et andet.

Hvornår en e-conomic-integration er værd at bygge

En integration koster typisk 20.000 til 60.000 kroner. Det skal kunne begrundes med mere end, at tasteriet er irriterende.

Der overføres mere end 50 poster om måneden manuelt mellem to systemer.
Der opstår fejl, der først bliver opdaget i regnskabet, fordi noget blev tastet forkert eller glemt.
En enkelt person er flaskehals, fordi kun hun ved, hvordan overførslen skal laves.
Der ventes på tal. Sælgere og ledelse kan ikke se status uden at spørge bogholderiet.
Der tastes samme oplysning to gange i to systemer, med den fejlrisiko, det giver.
Månedsafslutningen tager mere end to dage, fordi der skal afstemmes manuelt først.

Genkender I tre eller flere, hænger regnestykket næsten altid sammen. Er I i tvivl, så start med en kortlægning - det er det, guiden til procesoptimering i fem trin handler om.

Hvad der forsvinder, når e-conomic taler med resten

Dobbeltindtastning er den slags arbejde, ingen bliver ansat til, men alle ender med at lave.

I dag · Pr. bilag

Bagefter

Bilaget hentes fra mailen1 min
Hentet automatisk0 min
Beløb og moms tastes ind3 min
Læst af sprogmodellen0 min
Konto og dimension vælges2 min
Konteret efter jeres plan0 min
Bilaget vedhæftes posteringen1 min
Vedhæftet i e-conomic0 min
De samme tal tastes i CRM2 min
Synkroniseret begge veje0 min
Godkendelse af det der afviger3 min
Kun det der ikke stemmer3 min

Manuelt i dag

12min

Manuelt bagefter

3min

Sparet pr. bilag

0min

Ni minutter pr. bilag ved to hundrede bilag om måneden er tre en halv arbejdsdag. Det er den slags tal, der først bliver synlige, når man tæller dem sammen.

Spørgsmål om e-conomic-integration

Bruger I e-conomics officielle API?

Ja, altid. Jeg bygger ikke noget, der logger ind i brugerfladen og klikker rundt på jeres vegne - den slags går i stykker ved næste opdatering. Integrationen kører på e-conomics REST API med en app-token, som I kan tilbagekalde når som helst, uden at nogen skal skifte kodeord.

Hvad sker der, hvis e-conomic er nede?

Flowet sætter posterne i kø og prøver igen. Bliver nedetiden lang, får I besked om, at der ligger noget og venter. Det vigtige er, at intet forsvinder, og at intet bliver oprettet dobbelt, når forbindelsen kommer tilbage. Begge dele kræver, at flowet er bygget til det fra starten.

Kan revisor følge, hvad der er sket automatisk?

Ja. Hver postering har en reference til, hvor den kom fra, hvornår den blev oprettet, og hvilke data der lå bag. Bilag vedhæftes altid. I praksis er sporbarheden bedre end ved manuel indtastning, hvor der ikke findes andet spor end initialerne på posteringen.

Skal vi have en udvidelse eller et abonnement hos e-conomic?

Adgang til API'et kræver, at jeres e-conomic-abonnement understøtter det, og det gør de fleste pakker. Der skal ikke købes en app i deres appbutik. Integrationen er jeres egen og kører hos jer, så der kommer ikke et abonnement hos en tredjepart oven i.

Hvem ejer integrationen bagefter?

I gør. Flowet ligger i jeres eget n8n- eller Make-abonnement, dokumentationen er jeres, og jeg låser ikke noget inde. I kan altså lade en anden overtage vedligeholdelsen, hvis I vil. Det burde være en selvfølge, men er det ikke altid i den her branche.

e-conomic

Hvad tastes ind i e-conomic i hånden hos jer?

Fortæl mig, hvilke to systemer der ikke taler sammen, og hvor mange poster der er tale om på en måned. Så vurderer jeg, om en integration kan betale sig - og hvad den koster.

+45 22 92 76 00 jj@joto.dk