Automatisering · Data ud af mails

Udtræk data fra mails automatisk

Den mest almindelige manuelle proces i danske virksomheder er også den, ingen taler om. At læse en mail og skrive det, der står i den, ind et andet sted. Ingen har opgaven i sin stillingsbeskrivelse. Alle har den.

Skriv til mig +45 22 92 76 00

Gratis og uforpligtende besøg - derefter et konkret forslag med estimeret tidsbesparelse.

Live · Fra fritekst til strukturerede data

Mailen ankommer

Indholdet forstås

Kunden findes frem

Data oprettes

Afsenderen får svar

Trigger · Delt postkasse

En forespørgsel i fritekst: "Hej, vi mangler 4 stk. af den samme som sidst, gerne inden fredag."

De mails, der oftest bliver tastet videre i hånden

Genkender I to eller tre af dem her, ligger der en time om dagen et sted i huset.

Forespørgsler fra webformular eller mail, der skal blive til en sag eller et lead i CRM.
Ordrer i fritekst fra kunder, der ikke bruger webshoppen, men bare skriver, hvad de skal have.
Timesedler og kørselsopgørelser, der kommer som mail eller billede og skal ind i lønsystemet.
Leverandørbekræftelser med nye leveringsdatoer, som skal opdateres på ordren.
Ansøgninger, hvor navn, telefon og CV skal registreres, før nogen kan læse dem.
Skades- og fejlmeldinger, der skal blive til en opgave med adresse, kontaktperson og beskrivelse.
Prislister og varestamdata fra leverandører, der kommer som PDF eller regneark i lige så mange formater, som der er leverandører.
Afbud og ændringer til aftaler, der skal fanges, før nogen kører forgæves.

Er I i tvivl om, hvor det gælder hos jer, er øvelsen enkel. Se på jeres delte postkasse og spørg, hvad der sker med hver enkelt mail bagefter. Skal indholdet skrives ind et andet sted, kan det automatiseres. Det er også den øvelse, jeg laver, når jeg kommer ud til guiden til procesoptimering i fem trin.

Forskellen fra en almindelig mailregel

Alle mailprogrammer kan flytte mails til mapper efter afsender eller emne. Det er nyttigt, men opgaven bliver ikke løst af, at mailen ligger i den rigtige mappe. Indholdet skal stadig ud af den.

En mailregel kan ikke se forskel på "vi vil gerne bestille fire" og "vi overvejer måske fire". Den kan ikke oversætte "samme som sidst" til et varenummer, og den kan ikke afgøre, om en dato er et ønske eller et krav. Den slags vurdering har krævet et menneske indtil nu, og det er præcis der, sprogmodeller er stærke.

Til gengæld skal grænsen være tydelig. Jeg lader ikke en model oprette en bindende ordre ud fra en tvetydig mail. Den opretter et udkast med det, den har forstået, og sender en kvittering til afsenderen, så en fejl bliver opdaget med det samme. Hvor tillidsgrænsen skal ligge, aftaler jeg med jer, og den er forskellig for en forespørgsel på 400 kroner og en på 400.000.

En rigtig mail, læst som strukturerede data

Sådan ser de mails ud i virkeligheden. Ingen skabelon, intet varenummer, en dato skrevet som et ønske og en henvisning til sidste ordre. De felter, der er markeret som udledt, er dem en mailregel aldrig kommer i nærheden af.

Fritekst ind - ordrelinjer ud

Udkast oprettet i CRM

Re: bestilling til Vesterbro

"Samme som sidst" slås op i ordrehistorikken på afsenderens domæne og bliver et varenummer. "Inden fredag, ellers mandag" bliver to felter, fordi forskellen betyder noget for planlægningen. Kim får en kvittering med de læste linjer, så en misforståelse bliver fanget af den, der ved bedst - ikke af en sælger tre dage senere.

Sådan bliver mailautomatiseringen bygget

Regn med fire uger fra første samtale til noget, der kører. Første version dækker de mails, der går igen, ikke alle undtagelser.

01
Jeg ser på 50 rigtige mails
De faktiske mails fra sidste måned, også dem, der driller. Undtagelserne er der, hvor pengene ligger.
02
Felterne defineres
Hvad skal udtrækkes, hvad er obligatorisk, og hvad gør flowet, når et felt mangler? Det er her, kvaliteten afgøres.
03
Flowet bygges
I n8n eller Make, forbundet til jeres postkasse og modtagersystem. Alt logges, så hver kørsel kan efterprøves bagefter.
04
Parallel drift
En til to uger, hvor flowet kører ved siden af den manuelle proces. Afvigelserne bliver til justeringer, før I begynder at stole på det.

Hvad koster det at taste mails videre?

Sæt antallet til det I får om måneden. Fem minutter pr. mail er et konservativt skøn - de fleste bruger mere, når man tæller afbrydelsen med.

mails der tastes videre om måneden

200

Sparet tid: 16,7timer/md
På et år: 200timer
Værdi ved 350 kr./time: 70.000kr./år

Regnestykket bruger 5 minutters manuelt arbejde pr. enhed. Det er et skøn til at give en fornemmelse af størrelsesordenen - ved et besøg måler vi på jeres faktiske tal, og så bliver estimatet noget I kan regne med.

Spørgsmål om mailautomatisering

Læser AI'en alle vores mails?

Kun de postkasser eller mapper, jeg får peget ud. Typisk en delt funktionspostkasse som info@ eller ordre@, ikke medarbejdernes personlige mail. Afgrænsningen skrives ind i databehandleraftalen, så det er dokumenteret, hvad der behandles og hvorfor.

Hvad sker der med de mails, den ikke forstår?

De bliver liggende og markeret til manuel behandling med en note om, hvad der manglede. Flowet gætter ikke. Efter en måneds drift kan man se mønstret i det, der ryger til manuel behandling, og det er ofte den bedste liste over, hvad næste version skal kunne.

Hvor bliver data behandlet henne?

Det kan styres. Kører flowet i n8n på europæisk hosting og bruger en model med EU-databehandling, forlader indholdet ikke EU. Er der personoplysninger involveret, er det udgangspunktet, og det skrives ind i databehandleraftalen, før noget sættes i drift.

Kan den også læse vedhæftede filer?

Ja. PDF, Word, Excel, billeder og scannede dokumenter kan læses. Det er tit den største gevinst, for det er netop de vedhæftede filer, der tvinger et menneske til at åbne mailen. Er det bilag og fakturaer, hører det til under bilagshåndtering og fakturering.

Hvad koster det?

Et enkelt mailflow ligger typisk mellem 15.000 og 35.000 kroner at bygge. Prisen afhænger af, hvor mange varianter der skal håndteres, og hvor mange systemer der skal skrives til. Drift koster nogle hundrede kroner om måneden i platform og modelforbrug. Du får en fast pris, før jeg begynder.

Data ud af mails

Hvad taster I ind, som allerede står i en mail?

Beskriv den type mail, der oftest skal skrives videre i et andet system, og hvilket system det er. Så siger jeg, om det kan automatiseres, og hvad det cirka koster.

+45 22 92 76 00 jj@joto.dk