Automatisering · Hele Danmark
Automatisering af de manuelle processer, der æder jeres tid
Hver virksomhed har opgaver, som nogen laver i hånden, fordi det altid har været sådan. Jeg finder dem og regner ud, hvad de koster. Derefter bygger jeg det, der fjerner dem, oven på de systemer, I allerede har.
Gratis og uforpligtende besøg - derefter et konkret forslag med estimeret tidsbesparelse.
Live · Et bilag der bogfører sig selv
Trigger · Mail med vedhæftet faktura
En leverandørfaktura lander i indbakken. Ingen skal åbne den, downloade den eller lægge den i en mappe.
Hvad jeg mener med automatisering
Opgaven er næsten altid den samme: information skal flyttes og fortolkes mellem systemer, der ikke taler sammen. En faktura skal fra en mail til økonomisystemet. En forespørgsel skal fra en formular til en sag. En aftale skal fra en samtale til en kalender.
Det nye er, at AI har fjernet den gamle begrænsning. Tidligere krævede automatisering, at data stod i faste felter. I dag kan et flow læse en faktura, det aldrig har set før, forstå en mail skrevet i fritekst og afgøre, hvad der skal ske - og stadig sende de tilfælde videre til et menneske, hvor der reelt skal træffes en beslutning.
Lige så vigtigt er det at sige, hvad jeg ikke laver. Industriel automatisering med robotter og produktionsanlæg er et andet fag, som andre folk skal ind over. Der kommer heller ikke et nyt system, I skal flytte hele forretningen ind i, og en chatbot på hjemmesiden er noget helt tredje. Jeg går efter de usynlige arbejdsgange på kontoret, hvor timerne forsvinder, uden at nogen lægger mærke til det.
Er du helt ny i det her, er der en grundigere gennemgang af hvad automatisering er i praksis - inklusive de fejl, folk oftest begår, og hvad man ikke bør automatisere.
Kategorier
Hvad kan automatiseres?
Opdelingen følger processen og ikke branchen, for de manuelle arbejdsgange ligner hinanden på tværs af brancher. Hver side viser flowet, hvad der kan overtages, og hvad der stadig kræver et menneske.
Processer
- Automatisk fakturering og bilagsindlæsningLeverandørfakturaer der læses, kontrolleres og bogføres selv - og udgående fakturaer der sendes uden at nogen holder øje.
- Udtræk data fra mails automatiskForespørgsler og ordrer i fritekst bliver til strukturerede data i jeres system, i stedet for noget nogen skal læse og taste videre.
- Automatisk mødebooking uden mail-pingpongFra forespørgsel til bekræftet møde i kalenderen - uden at nogen skriver frem og tilbage om tidspunkter.
- Lead-generering uden manuel oprettelseNye leads oprettes, beriges med data om virksomheden og fordeles til den rigtige - før de bliver kolde.
- Kontraktgenerering og -overvågningKontrakter der skrives ud fra aftalte felter, sendes til underskrift, arkiveres på sagen og varsler før de fornyes.
- Automatisering af support og servicedeskSager der kategoriseres, prioriteres og besvares på de spørgsmål der går igen - så mennesker får de svære.
- Dokumentflow, der arkiverer sig selvDokumenter, der navngives, journaliseres og lægges på rette sag efter fast system - og kan findes igen.
Integrationer til jeres systemer
Hvis I har RPA i dag
Det folk sjældent selv tænker på
Når jeg er ude hos virksomheder, er det næsten aldrig den opgave, de nævnte i telefonen, der viser sig at være den dyreste. Oftere er det en af disse:
- Den ugentlige rapport, som nogen samler i hånden fra fire systemer
- Opstart af nye medarbejdere: konti, udstyr, adgange og velkomstmails
- Opfølgning på tilbud, der aldrig blev besvaret
- Priser eller lagerbeholdning, som en medarbejder tjekker manuelt hver morgen
- Indtastning af timesedler og kørselsregnskaber
- Kvalitetskontrol af data: dubletter, forkerte formater, manglende felter
- Journalisering og navngivning af filer efter et fast system
- Svar på de samme 20 spørgsmål fra kunder og kolleger
- Fakturering af abonnementer og gentagne ydelser
- Statusopdateringer til kunder undervejs i en sag
Ingen af dem føles som et problem i sig selv, og det er nok derfor, de består. Lagt sammen er de tit et halvt til et helt årsværk. Den slags kan afdækkes på en formiddag, og det er præcis det, et forløb med AI-rådgivning starter med. Vil du have regnestykket for jer, så skriv til mig.
Bygget oven på det, I allerede bruger
I skal ikke skifte system. Jeg forbinder det, I har, og automatiseringslaget lægger sig oven på det - usynligt for dem, der bare skal passe deres arbejde.
- e-conomic
- Dinero
- Business Central
- Microsoft 365 / Outlook
- Google Workspace
- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
- Shopify
- WooCommerce
- Dropbox / SharePoint
- Egne API'er
Er jeres system ikke på listen? Har det en API, kan vi forbinde til det - og nye integrationer tager timer, ikke måneder.
Sådan foregår en automatisering
1. Jeg kommer ud og ser på det. Gratis og uforpligtende. Jeg kigger med, mens I gør det, I plejer, og spørger dumt ind til hvorfor. Som regel er det her, de dyreste arbejdsgange dukker op.
2. I får et konkret forslag. Inden for et par dage: hvad der kan automatiseres, hvor mange timer om ugen det frigiver, og hvad bygning og drift koster. Kan jeg ikke få tallene til at hænge sammen, siger jeg det - og så skal I ikke betale for noget.
3. Jeg bygger og tester. Én proces først, ikke tolv. Den skal køre stabilt og skabe tillid, før der bygges videre. Jeg tester med jeres rigtige data og klæder de medarbejdere på, der skal bruge det.
4. Jeg holder øje bagefter. Systemer ændrer sig, og API'er bliver opdateret uden varsel. Med en fast månedspris holder jeg øje med flowene, retter når noget knækker, og bygger videre på den næste proces i rækken.
Spørgsmål om automatisering
De spørgsmål, jeg oftest får, når snakken bliver konkret.
Hvad er automatisering i praksis?
Automatisering betyder, at et stykke arbejde, som et menneske i dag udfører manuelt, i stedet bliver udført af software efter faste regler. I praksis går det oftest ud på at flytte og fortolke information mellem systemer: læse en faktura og bogføre den, hente data ud af en mail og oprette en sag, eller sende en bekræftelse, når noget er sket. Med AI kan flowet også håndtere information, der ikke står i faste felter, for eksempel fritekst i en mail.
Hvor lang tid tager det at få automatiseret en proces?
De fleste enkeltprocesser er i drift inden for en til tre uger, fra vi er enige om, hvad der skal bygges. Simple flows, som at trække data ud af en mail og oprette noget i et system, kan være færdige på få dage. Større forløb med flere systemer og godkendelsestrin tager typisk fire til otte uger.
Skal vi skifte systemer for at kunne automatisere?
Nej, og det er et bevidst princip. Jeg bygger oven på det, I bruger i dag. Har systemet et API, kobler jeg mig direkte på. Har det ikke, findes der næsten altid en vej via eksport, mail eller filoverførsel. At skifte økonomisystem eller CRM for at kunne automatisere er næsten altid en dårlig forretning.
Hvad koster automatisering?
Et konkret flow ligger typisk mellem 10.000 og 50.000 kroner at bygge, afhængigt af hvor mange systemer der er involveret, og hvor mange undtagelser der skal håndteres. Derefter kan I vælge en fast månedspris for drift, overvågning og løbende udvikling. Priserne aftales på forhånd, så I aldrig får en regning, I ikke har set komme.
Hvad sker der, hvis en automatisering går i stå?
Alle de flows, jeg bygger, har fejlhåndtering og overvågning. Går noget i stå, får jeg besked først, ikke jer. En faktura, der ikke kan læses, eller et beløb, der ikke stemmer, ender ikke i et sort hul, men bliver sendt videre til et menneske med besked om, hvad der skal afgøres.
Er det sikkert nok til vores data?
Databehandlingen er aftalt, før jeg bygger noget. Flows kan køre i EU, og for følsomme data kan hele opsætningen holdes inden for jeres eget miljø. Jeg indgår databehandleraftale, og der bliver ikke sendt data til tjenester, som vi ikke har talt om på forhånd.
Automatisering
Hvad gør I stadig i hånden?
Beskriv den opgave, der irriterer jer mest. Jeg svarer inden for et døgn med min umiddelbare vurdering af, om den kan automatiseres - og hvad det cirka ville koste.
Gå i dybden
- Procesoptimering i fem trinGuide i fem trin til at optimere en arbejdsgang: vælg processen, kortlæg den, regn på trinnene, beslut hvad der skal fjernes eller automatiseres, og mål efter. Med den fejl, der gør hvert trin værdiløst.
- Hvad er automatisering - og hvad kan det bruges til?En jordnær forklaring uden modeord: hvad begrebet dækker, hvad AI har ændret, og hvor grænsen går.
- AI-telefonpasning der besvarer alle opkaldEn dansk AI-receptionist der tager telefonen døgnet rundt, svarer på rutinespørgsmål og booker møder direkte i kalenderen.