Automatisering · Faktura og bilag

Automatisk fakturering og bilagsindlæsning

Et bilag ankommer som PDF, bliver åbnet, tastet ind og gemt et eller andet sted. Tre til fem minutter pr. stk. Med hundrede bilag om måneden er det godt to arbejdsuger om året, der går med at flytte tal fra et dokument over i et felt.

Skriv til mig +45 22 92 76 00

Gratis og uforpligtende besøg - derefter et konkret forslag med estimeret tidsbesparelse.

Live · Fra PDF i indbakken til bogført bilag

Bilaget ankommer

Data læses ud

Matchet mod ordren

Konteret efter historik

Bogført med bilag

Trigger · Mail til bogholderi

En leverandørfaktura lander som PDF i bogholderiets postkasse. Flowet starter selv, så ingen skal huske at hente den.

Hvad er bilagshåndtering?

Bilagshåndtering er arbejdet med at modtage, kontrollere, kontere, bogføre og gemme virksomhedens bilag, så regnskabet er korrekt og bogføringslovens krav om opbevaring er opfyldt. Automatisk bilagshåndtering vil sige, at felterne bliver læst ud af dokumentet og skrevet direkte i økonomisystemet, uden at nogen taster dem.

Forskellen på en faktura og et bilag forvirrer tit. Et bilag er dokumentationen for en postering - det kan være en faktura, men også en kvittering, en kontoudskrift eller en afregning. En faktura er altså én type bilag, nemlig den, en leverandør sender for at kræve betaling.

Bogføringsloven kræver, at bilag opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, de hører til, og at de kan fremfindes digitalt. Det er den del, der oftest halter, når bilagene ligger spredt i mailindbakker.

Hvad der konkret kan overtages i bogholderiet

Bilagsområdet er sjældent én opgave, men seks små. Hver især er de for små til at gøre noget ved, og tilsammen fylder de en stilling.

Indlæsning af leverandørbilag

PDF'er fra mail, Dropbox eller scanneren bliver læst og lavet til posteringsforslag med bilaget vedhæftet.

Kontrol mod indkøbsordre

Antal, pris og leverandør holdes op mod ordren. Afvigelser stoppes, og resten går igennem, uden at nogen kigger.

Kontering efter historik

AI'en ser, hvordan I selv har konteret samme leverandør de sidste tolv måneder, og foreslår det samme igen.

Udgående fakturering

Faktureringsgrundlaget samles fra timeseddel, ordre eller abonnement, og fakturaen sendes uden manuel opsætning.

Rykkerflow

Forfaldne poster hentes hver morgen. Først en venlig påmindelse, så en rykker, og til sidst en besked til jer, hvis der stadig ikke er betalt.

Afstemning

Bankposter matches mod åbne poster. Det, der ikke kan matches maskinelt, lander på en liste.

Hvorfor automatisk bogføring virker nu og ikke for tre år siden

Bilagsindlæsning har været muligt længe, men det har været skrøbeligt. Klassisk OCR læser tekst ud fra, hvor den står på siden. Skifter leverandøren fakturaskabelon, flytter momsfeltet sig, og så går indlæsningen i stykker, uden at nogen opdager det.

Sprogmodeller læser dokumentet mere som et menneske. De forstår, at "i alt inkl. moms" og "total DKK" betyder det samme, og at et beløb i en tabelrække hører til varen ved siden af. Derfor kan en ustruktureret bunke bilag fra fyrre forskellige leverandører nu køre gennem samme flow.

Det flytter også grænsen for, hvad der kan automatiseres. Før skulle en proces være ensartet. Nu skal den bare være til at forstå, og det er de fleste bogholderiopgaver.

Selve bogføringen sker stadig i jeres eget system. Jeg laver ikke et nyt regnskabsprogram. Jeg forbinder det, I allerede har, via e-conomic-integration eller integration til Business Central.

Hvad der konkret bliver læst ud af et bilag

"AI læser jeres bilag" er nemt at sige og svært at forestille sig. Her er et almindeligt håndværkerbilag og de felter, der kommer ud af det. Kontoen står ikke på fakturaen - den udledes af varelinjerne og af, hvordan I plejer at kontere samme leverandør.

Bilag ind - felter ud

Klar til bogføring

faktura-88214-stark.pdf

De tre nederste felter står ikke på bilaget. Forfaldsdatoen kommer fra betalingsbetingelserne på leverandøren, kontoen fra varelinjerne, og sagsnummeret fra rekvisitionen. Er flowet i tvivl om et af dem, bogfører det ikke - så lander bilaget til godkendelse med feltet markeret.

Systemer, bilagsflowet typisk forbindes til

Flowet lever mellem systemerne. Derfor kan det bygges, uden at I skifter noget af det, I bruger i dag.

e-conomic
Business Central
Dinero
Billy
Uniconta
Nets / bankfeed
Microsoft 365
SharePoint
Google Drive
Dropbox
Minuba
Egne API'er

Bruger I noget, der ikke står her, er svaret næsten altid ja. Har systemet et API, eller kan det sende en mail, kan det forbindes.

Hvor mennesket stadig skal være med

Jeg bygger ikke flows, der bogfører alt uden opsyn. Det holder kun til første gang, noget går galt.

Princippet er, at automatikken tager det ensartede, og mennesket tager afvigelserne. Stemmer bilaget med ordren, er leverandøren kendt, og ligger beløbet inden for det normale, går det igennem. Passer noget af det ikke, lander bilaget på en liste med en forklaring på, hvad der ikke stemte.

I praksis går en bogholder fra at behandle hundrede bilag til at kigge på otte. De otte er dem, der kræver en vurdering, og de får nu den opmærksomhed, de aldrig fik, da de lå i en bunke med 92 andre.

Beløbsgrænser, hvilke leverandører der må gå automatisk igennem, og hvem der godkender hvad, aftaler jeg med jer inden opsætningen. Det er intern kontrol, og den beslutning skal ligge hos jer.

Regn på jeres egne bilag

Flyt på antallet, og se hvad manuel bilagsbehandling koster om året. Tallene er jeres egne - jeg har bare sat regnestykket op.

bilag om måneden

150

Sparet tid: 10,0timer/md
På et år: 120timer
Værdi ved 350 kr./time: 42.000kr./år

Regnestykket bruger 4 minutters manuelt arbejde pr. enhed. Det er et skøn til at give en fornemmelse af størrelsesordenen - ved et besøg måler vi på jeres faktiske tal, og så bliver estimatet noget I kan regne med.

Spørgsmål om bilag og fakturering

Hvor præcis er indlæsningen?

På de felter, der betyder noget, altså beløb, moms, CVR og fakturanummer, ligger den typisk over 98 procent på kendte leverandører efter et par ugers drift. Vigtigere end tallet er, at flowet ved, hvornår det er usikkert. Er et felt tvivlsomt, går bilaget til manuel kontrol i stedet for at blive gættet igennem.

Skal vi skifte regnskabssystem?

Nej. Flowet bygges oven på det, I har. Jeg har bygget mest til e-conomic og Business Central, men Dinero, Billy og Uniconta fungerer også. Skifter I system om to år, er det typisk en dags arbejde at pege flowet et nyt sted hen.

Hvad med moms og forskellige momssatser?

Momskoder sættes efter samme princip som konteringen, altså ud fra, hvordan I selv har gjort det tidligere for samme leverandør og varetype. EU-erhvervelser og omvendt betalingspligt kan håndteres, men reglerne skal skrives eksplicit ind. Det er ikke noget, jeg lader en model skønne over.

Kan revisor følge med i, hvad der er sket automatisk?

Ja, og det bygger jeg altid ind. Hver postering har bilaget vedhæftet og et spor, der viser, hvilke data der blev læst ud, hvordan de blev matchet, og om et menneske har godkendt. Det er ofte bedre dokumentation, end en manuel proces efterlader.

Hvor lang tid tager det at komme i drift?

To til fire uger for et almindeligt bilagsflow. Er der mange undtagelser, eller skal der hentes data fra flere systemer, bliver det seks. Første uge kører flowet parallelt med jeres nuværende proces, så I kan sammenligne resultaterne, før I stoler på det. Det er den billigste måde at finde de undtagelser på, ingen huskede at fortælle mig om.

Faktura og bilag

Hvor mange bilag om måneden?

Fortæl mig antallet af bilag, hvilket regnskabssystem I bruger, og hvem der behandler dem i dag. Så regner jeg på, hvor stor en del der kan gå automatisk igennem.

+45 22 92 76 00 jj@joto.dk