Automatisering · Dokumentflow

Dokumentflow der arkiverer sig selv

Alle virksomheder har et navngivningssystem. Meget få har det samme system to gange. Resultatet er en fildeling, hvor det tager længere tid at finde et dokument end at lave det forfra.

Skriv til mig +45 22 92 76 00

Gratis og uforpligtende besøg - derefter et konkret forslag med estimeret tidsbesparelse.

Live · Fra vedhæftet fil til journaliseret dokument

Filen ankommer

Dokumenttypen bestemmes

Koblet til rette sag

Navngivet efter standard

Lagt på plads

Trigger · Mail, upload eller scanner

Et dokument dukker op. Det kan hedde "scan_0043.pdf" eller "Dokument (endelig) v3.docx".

Hvad er et dokumenthåndteringssystem?

Et dokumenthåndteringssystem er et sted, hvor virksomhedens dokumenter bliver gemt med en ensartet navngivning, knyttet til den rigtige sag og forsynet med en opbevaringsfrist - så de kan findes igen af andre end den, der gemte dem. Automatisk dokumenthåndtering vil sige, at navngivningen og placeringen bliver afgjort ud fra dokumentets indhold, i stedet for at hver medarbejder gør som han plejer.

Forskellen på dokumentstyring og dokumenthåndtering er i praksis lille, men den findes. Dokumenthåndtering er det praktiske: modtage, navngive, gemme, finde frem igen. Dokumentstyring lægger et lag ovenpå med versionering, godkendelser og adgangsrettigheder - altså kontrol med hvilken udgave der er den gældende. Små virksomheder har brug for det første. Er I underlagt et tilsyn eller en certificering, får I brug for det andet.

Det, der afgør om et system virker, er ikke funktionerne. Det er, om dokumenterne faktisk lander i det. Et arkiv, halvdelen af huset gemmer uden om, er værre end ingenting, fordi man så tror, arkivet er komplet.

Omkostningen ligger i at finde det igen

Arkivering føles som en administrativ pligt og bliver derfor nedprioriteret. Men omkostningen ligger ikke i at lægge dokumentet på plads. Den ligger i alle de gange bagefter, hvor nogen ikke kan finde det.

Regnestykket bliver hurtigt ubehageligt. Bruger ti medarbejdere hver femten minutter om dagen på at lede efter dokumenter, andre har gemt, er det over 12 timer om ugen, altså en tredjedel af en stilling. Og det tal indeholder ikke de gange, hvor man giver op og laver dokumentet forfra.

Automatisk journalisering fjerner det menneskelige skøn fra navngivning og placering. Ikke fordi mennesker er dårlige til det, men fordi tolv mennesker aldrig gør det på samme måde, og et system altid gør.

Hvad dokumentflowet gør ved hvert dokument

Seks beslutninger, der i dag træffes af den, der tilfældigvis sidder med filen.

Bestemmer typen

Kontrakt, faktura, følgeseddel, certifikat, tegning eller mødereferat. Læst ud af indholdet, uanset hvad filen hedder.

Finder sagen

Sagsnummer, ordrenummer, adresse eller kundenavn genkendes i teksten og matches mod jeres system.

Navngiver ensartet

Dato, type, part og emne i fast rækkefølge. Ét mønster i hele huset, også om tre år.

Sætter metadata

Så dokumentet kan findes på egenskaber, uden at nogen skal huske, hvilken mappe det ligger i.

Håndterer versioner

Erstatter en nyere version en ældre, bliver det markeret, så der ikke ligger tre filer med "endelig" i navnet.

Sætter opbevaringsfrist

Hvad skal slettes hvornår? Det er både et GDPR-krav og en forudsætning for, at arkivet ikke bare vokser.

Hvad der sker med et dokument, flowet ikke er sikker på

Et arkiveringsflow er kun værd at stole på, hvis det siger fra i stedet for at gætte. Fordelingen her viser, hvor ofte det faktisk sker, og hvad der så sker med filen.

En uges dokumenter i en delt postkasse

Ind

Dokument i postkassen eller uploadmappen

Sorteres påKan sag, type og dato bestemmes entydigt?

Alle tre felter genkendt
Navngivet, journaliseret på sagen og forsynet med opbevaringsfrist. Ingen ser den undervejs.
74%
Klares automatisk
Type og dato genkendt, sagen er tvetydig
Lagt i sagen med højeste sandsynlighed, men markeret. Et klik bekræfter eller flytter den.
15%
Klares automatisk
Ny dokumenttype, flowet ikke har set før
Lagt i en indbakke til afklaring. Bliver typen almindelig, tilføjer jeg den til reglerne.
8%
Går til en medarbejder
Ulæselig - fotograferet skævt eller håndskrevet
Sendt tilbage til afsenderen med besked om hvorfor. Ryger ikke i arkivet halvt udfyldt.
3%
Går til en medarbejder

Den vigtigste linje er den nederste. Et flow, der arkiverer et ulæseligt dokument på bedste gæt, er værre end intet flow, for så tror I, arkivet er rigtigt. De 11 procent, der kræver et menneske, er den pris, tallene ovenover koster.

Hvor dokumenterne kan ende

Jeg flytter jer ikke til et nyt dokumentsystem. Flowet skriver til det sted, hvor I allerede leder.

SharePoint
Microsoft Teams
OneDrive
Google Drive
Dropbox
Business Central
e-conomic
Minuba
Ordrestyring.dk
Penneo
Netværksdrev
Egne API'er

Er jeres system ikke på listen? Har det en API, kan vi forbinde til det - og nye integrationer tager timer, ikke måneder.

Hvad med de 40.000 filer, der allerede ligger der?

Det er altid det næste spørgsmål, og det er rimeligt nok. Et flow, der gør fremtiden pæn, hjælper ikke på et arkiv, der allerede er rodet.

Det gode svar er, at samme flow kan køres bagud. Filerne læses igennem, klassificeres, kobles til en sag, hvor det er muligt, og får metadata sat, uden at noget bliver flyttet. Man behøver ikke flytte noget for at kunne finde det, hvis metadata er på plads.

Realistisk rammer man 70 til 85 procent på et gammelt arkiv. Resten er filer, hvor der reelt ikke er nok information i dokumentet til at afgøre, hvor det hører til. De havner på en liste, som et menneske kan tage lidt ad gangen eller lade ligge. Det sidste er tit det rigtige valg.

Skal dokumenterne også kunne søges frem af medarbejderne i dagligdagen, er næste skridt en dansk AI-chatbot på jeres egne dokumenter oven på arkivet, så folk kan spørge i stedet for at lede.

Hvad koster det at lede efter dokumenter?

Femten minutters daglig søgetid pr. medarbejder er det tal, undersøgelser typisk lander på. Sæt antallet til hvor mange hos jer der arbejder med dokumenter.

medarbejdere der leder efter dokumenter

Sparet tid: 52,5timer/md
På et år: 630timer
Værdi ved 350 kr./time: 221.000kr./år

Regnestykket bruger 15 minutters daglig søgetid pr. medarbejder over 21 arbejdsdage. Det er et skøn til at give en fornemmelse af størrelsesordenen - ved et besøg måler vi på jeres faktiske tal, og så bliver estimatet noget I kan regne med.

Spørgsmål om dokumentflow

Skal vi skifte til SharePoint?

Nej. Ligger dokumenterne på et netværksdrev, kan flowet arbejde der. SharePoint gør nogle ting lettere, primært metadata og versionsstyring, men det er ingen forudsætning. Jeg anbefaler sjældent et platformsskifte samtidig med en automatisering, for to store ændringer på én gang gør det umuligt at se, hvad der virkede.

Hvad hvis flowet placerer et dokument forkert?

Det logger hver beslutning med en begrundelse, så en fejl kan rettes og reglen justeres. Er flowet usikkert på, hvilken sag dokumentet hører til, lægger det filen i en indbakke til manuel afklaring i stedet for at gætte. Et dokument, der venter, er bedre end et, der ligger et forkert sted, hvor ingen finder det.

Kan det håndtere fortrolige dokumenter?

Ja, og det er ofte en forbedring. Personalesager, helbredsoplysninger og andet følsomt kan genkendes og placeres med korrekt adgangsbegrænsning fra starten i stedet for at ligge i en fælles mappe, indtil nogen opdager det. Rammerne står i databehandleraftalen.

Hvor lang tid tager det?

Et flow til nye dokumenter kan være i drift på to til tre uger. Oprydning i et gammelt arkiv afhænger af omfanget. 40.000 filer kan behandles maskinelt på et par dage, men afklaringen af de tvivlsomme tilfælde tager tid, og den kan tages i det tempo, I har lyst til.

Dokumentflow

Hvor lang tid går der med at lede efter dokumenter?

Fortæl mig, hvor dokumenterne ligger i dag, hvilke typer der er mest af, og hvad der gør dem svære at finde. Så laver jeg et forslag til en navngivningsstandard og et flow, der overholder den.

+45 22 92 76 00 jj@joto.dk