Automatisering · Mødebooking

Et mødebookingsystem, der klarer aftalen uden en enkelt mail om hvornår I kan

Fra forespørgsel til bekræftet møde i kalenderen, helt af sig selv. Kunden får svar med det samme, I får aftalen i den kalender I allerede bruger, og CRM'et er opdateret uden at nogen har tastet noget.

Skriv til mig +45 22 92 76 00

Gratis og uforpligtende besøg - derefter et konkret forslag med estimeret tidsbesparelse.

Live · Fra forespørgsel til bekræftet møde

Forespørgsel

Kalenderen slås op

Mødet bookes

Bekræftelse

CRM opdateret

Trigger · Mail, formular eller opkald

En kunde vil gerne mødes. Henvendelsen kan komme fra hjemmesiden, en mail eller et telefonopkald - flowet er det samme.

Mødebooking koster mere, end I tror

Ikke fordi det er svært. Men fordi det er mange små ting, og fordi de sker hver dag.

Mail-pingpongen

En aftale i hånden koster sjældent én mail. Den koster fire til seks: forslag, afbud, nyt forslag, bekræftelse. Hver af dem afbryder noget andet.

Ventetiden

Kunden skriver mandag og får svar onsdag. I mellemtiden har de fået tilbud fra to andre. Hastigheden på svaret afgør oftere end prisen, hvem der får opgaven.

Udeblivelserne

Møder uden automatisk påmindelse har markant flere udeblivelser. Det er den dyreste form for spildtid, fordi tiden allerede var reserveret.

Dobbeltbookingerne

Når flere kan booke samme person manuelt, opstår konflikter. Oprydningen koster både tid og troværdighed hos kunden.

Hvor meget tid kan I spare?

Træk i skyderen og se, hvad mødebookingen koster jer i dag. Regnestykket bruger otte minutters manuelt arbejde pr. møde - mail frem og tilbage, kalenderopslag, bekræftelse og indtastning i CRM.

Møder booket pr. måned

Sparet tid: 5,3timer/md
På et år: 64timer
Værdi ved 350 kr./time: 22.000kr./år

Regnestykket bruger 8 minutters manuelt arbejde pr. enhed. Det er et skøn til at give en fornemmelse af størrelsesordenen - ved et besøg måler vi på jeres faktiske tal, og så bliver estimatet noget I kan regne med.

Taler direkte med jeres systemer

Mødebookingen er ikke en ø. Den skriver i den kalender I bruger, opretter i det CRM I har, og sender bekræftelser fra jeres egen mail og afsendernavn.

Microsoft 365 / Outlook
Google Kalender
Microsoft Teams
HubSpot
Pipedrive
Salesforce
Cal.com
SMS via Twilio
e-conomic
Business Central
Egne API'er
Branchesystemer

Er jeres system ikke på listen? Har det en API, kan vi forbinde til det - og nye integrationer tager timer, ikke måneder.

Hvad med de opkald, der kommer i stedet?

Mange forespørgsler kommer aldrig på mail. De kommer som et opkald klokken 16.47, mens alle har travlt. Bliver det opkald ikke besvaret, findes mødet aldrig - og kunden ringer videre til den næste i søgeresultatet.

Derfor hænger de to ting sammen. Min AI-telefonpasning der besvarer alle opkald tager samtalen på dansk, finder en ledig tid midt i samtalen og booker mødet med det samme. Bagefter kører den præcis samme bekræftelse og CRM-opdatering som beskrevet ovenfor. Du kan prøve den med et rigtigt opkald til dig selv.

Vil du se, hvad der ellers kan automatiseres i den samme arbejdsgang - tilbud, opfølgning, fakturering - så findes overblikket under automatisering af manuelle processer.

Spørgsmål om mødebooking

Det er typisk her, snakken går hen, når vi taler konkret.

Hvordan er det anderledes end Calendly eller et bookinglink?

Et bookinglink løser én ting: at kunden selv vælger en tid. Det virker fint, når kunden allerede er klar til at booke, og når der kun er én kalender i spil. En automatisk mødebooking tager fat langt tidligere: den kan læse en fritekstmail, forstå hvad kunden vil, tage hensyn til køretid mellem besøg, vælge den rigtige medarbejder ud fra opgavetype, oprette sagen i CRM og følge op hvis kunden ikke svarer. Bookinglinket er en formular. Det her er en arbejdsgang.

Kan systemet tage hensyn til køretid mellem møder?

Ja, og det er ofte hele forskellen for virksomheder med kørende medarbejdere. Flowet kan regne kørselsafstand ind mellem adresser, holde en aftalt buffer og undgå at booke to besøg i hver sin ende af landsdelen samme formiddag. Det kan også prioritere at samle besøg i samme område på samme dag.

Hvad hvis kunden helst vil ringe?

Så bliver mødet booket i telefonen. Det er præcis, hvad min AI-receptionist gør: den tager samtalen på dansk, finder en ledig tid i kalenderen midt i samtalen og bekræftelser sendes, før røret er lagt på. Mødebooking på mail og mødebooking i telefonen er to indgange til samme flow.

Virker det med vores kalender?

Ja, hvis I bruger Microsoft 365 eller Outlook, Google Kalender eller de fleste branchesystemer med en API. Jeg forbinder til den kalender, I bruger i dag - I skal ikke skifte til noget nyt, og medarbejderne skal ikke lære et nyt program.

Hvor hurtigt kan det være i drift?

En standardopsætning med én kalender og bekræftelser på mail og SMS er typisk klar på under en uge. Skal der tages hensyn til flere medarbejdere, køretid, opgavetyper og CRM-opdatering, ligger det oftere på to til fire uger.

Hvad koster automatisk mødebooking?

En enkel opsætning ligger typisk mellem 10.000 og 20.000 kroner at bygge. Løsninger med flere kalendere, køretidslogik og CRM-integration ligger højere. Derefter kan I vælge en fast månedspris for drift og overvågning. Prisen aftales altid, før jeg begynder.

Mødebooking

Få mere tid til jeres kunder

Fortæl mig, hvordan møder bliver booket hos jer i dag, og hvor mange det er om måneden. Så vender jeg tilbage med et konkret bud på, hvad der kan automatiseres - og hvad I får igen.

+45 22 92 76 00 jj@joto.dk