joto.

Telefonservice · Hele Danmark

Telefonservice uden fast bemanding

Klassisk telefonservice sætter et menneske på røret hos et bureau, og det menneske har tyve andre kunder samme dag. Jeg giver jer i stedet en receptionist, der kender jeres forretning og koster det samme, uanset om der ringer 40 eller 400 om måneden. Den holder heller ingen frokostpause.

Gratis og uforpligtende besøg - derefter et konkret forslag med estimeret tidsbesparelse.

Live · Et opkald, der aldrig når telefonsvareren

Opkaldet kommer
Besvaret straks
Behovet afklares
Handling udføres
Referat sendt

Trigger · Indgående opkald

Telefonen ringer, mens alle er optaget. Før gik opkaldet til telefonsvareren - eller slet ikke igennem.

De fire steder, hvor telefonen koster jer penge

Telefonen ringer altid, mens man har hænderne i noget andet. Det koster fire steder, og det tredje er nemmest at overse.

01

Opkaldet, der aldrig blev besvaret

Den dyreste, fordi den er usynlig. Ingen ved, hvem der ringede, eller hvad de ville. Kun at de ikke ringer igen.

02

Afbrydelsen

Et opkald midt i en opgave koster mere end de tre minutter, samtalen tager. Vejen tilbage til koncentrationen tager længere tid.

03

De samme spørgsmål

Åbningstider, adresse, pris, hvor langt er min sag. Nødvendige spørgsmål, som bare ikke kræver jeres faglighed.

04

Beskeden, der forsvandt

En gul seddel eller en halv sætning i forbifarten. Kunden ringede, ingen fulgte op, og kunden husker det, næste gang der skal vælges leverandør.

Forskellen på en digital receptionist og et bemandet bureau

Et bemandet bureau har én stor styrke: der sidder et menneske, som kan improvisere. Til gengæld sidder mennesket typisk med tyve andre kunder samtidig, læser fra et manuskript og kan ikke se ind i jeres systemer. Kunden kan høre det.

En AI-receptionist er trænet på netop jeres forretning. Den siger jeres firmanavn, når den tager telefonen, og den kan slå op i kalenderen midt i samtalen. Til gengæld improviserer den ikke ud over det, den er sat op til. Derfor er reglerne for, hvornår den giver opkaldet videre til et menneske, den vigtigste del af opsætningen.

I praksis er valget sjældent enten-eller. De fleste af mine kunder lader AI'en tage alle opkald, afslutte det, den kan, og sende resten videre med et resumé af, hvad samtalen handlede om. Kunden venter ikke, og medarbejderen bliver kun forstyrret, når der er grund til det.

Vil du høre, hvordan det lyder, kan du prøve den med et rigtigt opkald fra siden om AI-telefonpasning på dansk. Skal du bare vide, hvad det koster, står tallene under priser på telefonpasning.

Telefonservice, der kan se, hvad der står i systemet

Her ligger forskellen på en svartjeneste og en receptionist. AI'en slår op, opretter og booker undervejs, i de systemer, I bruger i forvejen.

  • Microsoft 365 / Outlook
  • Google Kalender
  • HubSpot
  • Pipedrive
  • Dentalsuite
  • ClinicCare
  • Minuba
  • Ordrestyring.dk
  • e-conomic
  • Business Central
  • SMS via Twilio
  • Egne API'er

Er jeres system ikke på listen? Har det en API, kan vi forbinde til det - og nye integrationer tager timer, ikke måneder.

Hvem telefonservice passer bedst til

Branchen betyder mindre end mønsteret. Genkender I to eller flere af disse, er der noget at hente.

  • I er ude hos kunderne eller ved patienten det meste af dagen, og telefonen må passe sig selv imens.
  • Mere end halvdelen af jeres opkald handler om noget, der kunne besvares uden jeres faglighed.
  • I har overvejet at ansætte til at tage telefonen, men opgaven er for lille til en fuldtidsstilling.
  • Kunder ringer uden for åbningstiden, og I ved ikke, hvor mange af dem I mister.
  • I har prøvet outsourcing af telefonpasning til et bureau, men de kunne ikke se ind i jeres kalender.
  • En enkelt medarbejder er blevet flaskehals, fordi alle opkald går gennem hende.

Er I i tvivl, så skriv eller ring og fortæl, hvordan telefonen bliver passet i dag. Jeg siger ærligt til, hvis jeg ikke tror, det kan betale sig for jer.

Hvor et opkald egentlig går hen

Selve samtalen er sjælden den dyre del. Det er afbrydelsen og efterarbejdet, der koster.

I dag · Pr. opkald

Bagefter

  • Telefonen ringer, arbejdet stopper1 min
    AI'en tager den med det samme0 min
  • Samtalen3 min
    Ført på dansk, hele døgnet0 min
  • Beskeden skrives ned2 min
    Resumé på mail automatisk0 min
  • Den rigtige kollega findes2 min
    Fordelt efter faste regler0 min
  • Tilbage i det man lavede4 min
    Sker kun ved de reelle opkald4 min

Manuelt i dag

12min

Manuelt bagefter

4min

Sparet pr. opkald

0min

Fire minutter lyder ikke af meget. Tredive opkald om dagen er to timer, og det er før man tæller den tid det tager at komme tilbage i det, man blev revet ud af.

Spørgsmål om telefonservice

Kan man høre, at det er en AI?

De fleste hører, at der er noget usædvanligt, men mange antager, at det er en professionel omstilling. Stemmen er dansk, og svartiden er under to sekunder. Ældre kunder er dem, der oftest bliver i tvivl, og et par af dem lægger på og ringer igen. Vigtigere er, at AI'en altid siger ærligt, hvad den er, hvis kunden spørger. At snyde folk er unødvendigt og en dårlig start på et kundeforhold.

Hvad sker der, hvis AI'en ikke kan svare?

Så viderestiller den efter jeres regler eller tager en besked med navn, nummer og hvad det handler om. Den gætter ikke. Hvornår den skal give slip, og til hvem, er en af de vigtigste ting, jeg sætter op. En receptionist, der siger "det finder jeg en, der kan svare på", er langt bedre end en, der improviserer forkert.

Beholder vi vores eget telefonnummer?

Ja. Nummeret bliver, som det er. Det omstilles til AI'en - enten hele tiden, eller kun når ingen af jer tager den inden for et aftalt antal ring. Mange starter med det sidste og bruger AI'en som sikkerhedsnet, indtil de kan høre, at den godt kan mere end det.

Kan den håndtere flere sprog?

Ja. Dansk er standard, og den skifter til engelsk eller tysk, hvis kunden gør det. For virksomheder med udenlandske leverandører eller gæster er det ofte en større gevinst end forventet.

Hvor lang tid tager det at komme i gang?

Syv til fjorten dage, fra rammerne er aftalt. Det meste af tiden går med at samle jeres viden og få undtagelserne på plads. Teknikken er den nemme del. Skal der integreres med et branchesystem, kan det trække ud.

Telefonservice

Hvordan bliver telefonen passet hos jer i dag?

Fortæl mig kort, hvem der tager den, hvad folk typisk ringer om, og hvad der sker uden for åbningstiden. Så får du min vurdering af, hvad AI'en kan overtage - og hvad den ikke bør.

Din besked går direkte til min indbakke og deles ikke med andre.