Automatisering · Kontrakter og aftaler

Kontraktgenerering og -overvågning

Kontrakter går i stykker to steder. Når de skrives, fordi nogen kopierer den forkerte version og glemmer at rette et felt. Og når de skal fornyes, fordi ingen har en liste over, hvornår det skal ske.

Skriv til mig +45 22 92 76 00

Gratis og uforpligtende besøg - derefter et konkret forslag med estimeret tidsbesparelse.

Live · Fra aftale til arkiveret kontrakt

Aftalen er på plads

Dokumentet genereres

Intern godkendelse

Sendt til underskrift

Arkiveret og overvåget

Trigger · Vundet tilbud i CRM

Sælgeren markerer aftalen som vundet i CRM. Det er sidste gang, nogen taster noget ind i hånden.

Hvad er kontrakthåndtering?

Kontrakthåndtering er styringen af en aftale gennem hele dens levetid: fra den bliver oprettet og underskrevet, over de frister der løber undervejs, til den bliver fornyet eller opsagt. Ordet dækker altså både papirarbejdet og opfølgningen - og det er næsten altid opfølgningen, der glipper.

Et kontraktforløb har fem faser: oprettelse af aftalen ud fra en godkendt skabelon, forhandling og godkendelse internt, underskrift, drift hvor frister og forpligtelser skal overholdes, og til sidst fornyelse eller ophør. De fire første er der som regel styr på, fordi nogen sidder med dem. Den femte kommer af sig selv, om nogen holder øje eller ikke.

Kontraktstyring og kontrakthåndtering bruges i praksis om det samme. Et kontraktstyringssystem er den software, der holder styr på aftalerne og deres datoer - men et system løser kun problemet, hvis datoerne faktisk bliver lagt ind, og det er præcis det trin, der bliver sprunget over.

Kontraktarbejdets to opgaver, og hvorfor den ene bliver glemt

Kontraktgenerering får opmærksomheden, fordi den er synlig. Overvågningen er den, der koster penge.

Den synlige

Generering

Dokumentet skrives ud fra faste felter i stedet for at blive kopieret fra sidste kunde. Det fjerner de fejl, der opstår, når nogen glemmer at rette et navn, en pris eller en dato i et dokument, der ellers ser rigtigt ud.

Den dyre

Overvågning

Hvornår udløber aftalen, hvornår skal prisen reguleres, og hvem skal huske sidste frist for opsigelse? Uden overvågning bliver dårlige aftaler fornyet af sig selv, og gode aftaler mistes, fordi ingen fik kontaktet kunden i tide.

Aftaletyper, hvor automatisering af kontrakter giver mest

Fællestrækket er, at dokumentet er ensartet, mens felterne varierer, og at der er en dato, nogen skal huske.

Serviceaftaler og abonnementer med årlig fornyelse og prisregulering efter indeks.
Ansættelseskontrakter og tillæg, hvor skabelonen skal følge gældende regler hver gang.
Lejeaftaler og leasing med opsigelsesfrister, der skal varsles i god tid.
Underleverandøraftaler, hvor forsikring, certificering og bilag skal være vedhæftet og gyldige.
Databehandleraftaler, der skal indgås med hver ny leverandør og gennemgås, når noget ændrer sig.
Rammeaftaler med træk, hvor der skal holdes øje med restvolumen og udløb.

Skal dokumenterne også kunne findes igen bagefter, hører det sammen med dokumenthåndtering, der arkiverer sig selv. Arkivering og navngivning er det samme problem set fra den anden side.

Hvad overvågningen gør, mens ingen tænker på aftalen

Det er ikke underskriften, der bliver glemt - det er datoerne bagefter. Her er en serviceaftale, der løber fra 1. april med et års binding og tre måneders opsigelse, sådan som flowet holder øje med den.

En serviceaftale over tolv måneder

Datoer, flowet holder øje med 4

1. apr.
Aftalen genereres og underskrives
Felterne kommer fra tilbuddet, vilkårene fra jeres godkendte skabelon. Sendt til digital underskrift og arkiveret på sagen, da den kom retur.
1. apr.
Datoerne lægges ind samme dag
Udløb, opsigelsesfrist, prisreguleringsdato og bilagenes gyldighed. Det er det trin, der aldrig bliver gjort manuelt, fordi aftalen føles færdig, når den er underskrevet.
1. okt.
Tre måneder til opsigelsesfristen
Beskeden lyder ikke "aftalen udløber til marts", men "sidste dag for at sige op er 31. december". Det er den dato, der har konsekvenser.
15. nov.
Beslutningen tages, mens der er tid
Kundeansvarlig får forbrug og sagshistorik på aftalen og tager stilling seks uger før fristen. Fornyelse, genforhandling eller opsigelse - men et valg, ikke et tilfælde.
2. jan.
Bilag udløber om 30 dage
Underleverandørens forsikringsbevis går ud. Der bliver bedt om et nyt, før det bliver et problem i en tilsynssag.
15. feb.
Varsel om prisregulering
Seks uger før den nye periode begynder 1. april. Med det gældende indekstal og et udkast til kundebrevet klar.

Den dyre fejl er sjældent en dårlig kontrakt. Den er en udmærket kontrakt, der blev fornyet automatisk, fordi opsigelsesvarslet gik ubemærket - eller en god kunde, der blev tabt, fordi ingen tog kontakt i tid.

AI'en skriver ikke jura

Det skal siges tydeligt, for det er den mest oplagte måde at gøre det forkert på. Jeg lader ikke en sprogmodel formulere kontraktvilkår.

Skabelonen og vilkårene kommer fra jer eller jeres advokat. Automatiseringen udfylder felter, vælger mellem godkendte tekstblokke og sørger for, at det rigtige bilag kommer med. Det er en udfyldningsmaskine med kontrol, ikke en juridisk rådgiver.

Hvor AI'en til gengæld er nyttig i kontraktarbejdet, er ved at læse. En indgående aftale fra en kunde eller leverandør kan gennemgås for alt, der afviger fra jeres normale vilkår. Resultatet er en liste over det, der er værd at kigge nærmere på, og den sparer typisk den halve time, der ellers går med at læse en aftale, hvor 90 procent er standard. Advokaten bliver ikke arbejdsløs af det.

Fra aftalen er indgået til den ligger underskrevet

Det er ikke selve kontrakten der tager tid. Det er at finde den seneste version, rette navnene og huske at følge op.

I dag · Pr. kontrakt

Bagefter

Skabelonen findes frem4 min
Altid den gældende version0 min
Felterne udfyldes i hånden8 min
Hentet fra CRM eller ERP0 min
Læst igennem for slåfejl5 min
Et menneske godkender stadig5 min
Sendt til underskrift3 min
Digital underskrift, sporet0 min
Arkiveret på sagen3 min
Journaliseret med varsel0 min

Manuelt i dag

23min

Manuelt bagefter

5min

Sparet pr. kontrakt

0min

Den dyre fejl er ikke minutterne. Det er den kontrakt der fornyes automatisk, fordi ingen fik besked to måneder før - eller den der aldrig blev underskrevet, fordi opfølgningen røg i glemmebogen.

Spørgsmål om kontraktautomatisering

Hvilket underskriftssystem bruges?

Det, I har, eller det, I foretrækker. Penneo, Visma Addo, Dropbox Sign og DocuSign kan alle forbindes. Har I intet i dag, peger jeg typisk på en dansk udbyder, fordi MitID-underskrift og opbevaring i EU så er på plads uden ekstra arbejde.

Kan vi have forskellige skabeloner til forskellige ydelser?

Ja, og det er som regel nødvendigt. Skabelonvalg og tekstblokke styres af felterne i CRM, altså ydelse, kundetype, land og aftalelængde. Gevinsten ligger netop i, at den rigtige kombination bliver valgt automatisk i stedet for at afhænge af, hvem der sidder med dokumentet.

Hvordan overvåges udløbsdatoer?

Hver kontrakt får sine datoer registreret ved oprettelsen, både udløb, opsigelsesfrist og prisreguleringsdato. Et dagligt flow tjekker, hvad der nærmer sig, og sender besked til den ansvarlige typisk 90, 60 og 30 dage før. Det kan også oprettes som en opgave i CRM, så det ikke bare er en mail, der bliver læst og glemt.

Kan gamle kontrakter komme med ind i overvågningen?

Ja, og det er ofte den første opgave. En bunke gamle PDF'er kan læses igennem, så parter, datoer, beløb og frister bliver trukket ud og registreret. Det rammer sjældent 100 procent, men det er væsentligt bedre end i dag, hvor ingen ved, hvad der ligger i skuffen.

Kontrakter

Hvem holder øje med, hvornår aftalerne udløber?

Fortæl mig, hvilke aftaletyper I laver, hvor mange om måneden, og hvordan de opbevares i dag. Så laver jeg et forslag til, hvad der kan genereres, og hvad der bør overvåges.

+45 22 92 76 00 jj@joto.dk